Gestion du système d’information

Le système d’information regroupe la gestion documentaire, le circuit de l’information et les outils numériques.

La gestion du système d’information permet une circulation maîtrisée de l’information, et le respect de la confidentialité des données. Elle assure également une meilleure connaissance de l’organisation de l’établissement et de son environnement.

La gestion du système d’information mise en place par l’AGESTL vise plusieurs objectifs :

• Formaliser par écrit les règles de fonctionnement et les pratiques professionnelles 
• Conserver et transmettre des savoir-faire, notamment pour la montée en compétences et l’intégration de nouveaux arrivants 
• Harmoniser les pratiques entre les différents acteurs réalisant entièrement ou partiellement une même tâche ou activité 
• Rendre l’information accessible 
• Disposer de supports de recueil d’informations et/ou d’analyses 
• Servir d’éléments de preuves d’une action

Dans le cadre de la démarche qualité, des groupes de travail sont organisés pour développer le système d’information SI. Le Siège coordonne la démarche à partir des diagnostics spécifiques de l’ANAP :

• Autodiagnostic pour un nouveau responsable SI.
• Définir le niveau de gestion SI d’un organisme gestionnaire médico-social.
• Diagnostiquer sa conformité au RGPD.

Les thématiques abordées en réunions concernent :

• L’utilisation des postes informatiques.
• L’élaboration d’outils de communication adaptés à la personne accompagnée.
• L’organisation de l’affichage.
• La création et utilisation d’outils et de communication harmonisés.
• La formation à l’utilisation des nouvelles technologies adaptées aux besoins de la personne accompagnée.
• Le développement d’outils de communication et de partage d’informations.
• Les outils et les circuits d’information.
• La politique d’accessibilité des documents.
• Le schéma directeur du système d’information.
• Sécurisation des données et RGPD.
• L’interopérabilité des applications avec les systèmes d’information externes.

Le Règlement Général sur la Protection des Données – RGPD –

Pour respecter le règlement général sur la protection des données (RGPD), les établissements se réfèrent aux publications de la CNIL :

• Guide de sensibilisation au RGPD pour les associations
• Référentiel relatif aux traitements de données personnelles pour le suivi social et médico-social des personnes âgées, en situation de handicap ou en difficulté.
• Référentiel relatif aux traitements de données à caractère personnel mis en œuvre aux fins de gestion du personnel.
  

Les traitements des données personnelles mis en œuvre doivent répondre à un objectif précis et être justifiés au regard des missions et des activités de l’établissement

Concernant les personnes accompagnées :

• • Les traitements relatifs à l’accueil et l’accompagnement des personnes accompagnées
  • Fournir les prestations,
  • Élaborer le projet individuel
  • Assurer la gestion du dossier administratif de chaque personne accompagnée
  • Partager les informations strictement nécessaires
  • Assurer la gestion administrative, financière et comptable

Concernant les professionnels :

• • Le recrutement
  • La gestion administrative des personnels
  • La gestion des rémunérations et accomplissement des formalités administratives afférentes ;
  • La mise à disposition d’outils professionnels
  • L’organisation du travail
  • Le suivi des carrières et de la mobilité
  • La formation
  • La tenue des registres obligatoires
  • Les rapports avec les instances représentatives du personnel
  • La communication interne
  • La gestion des aides sociales
  • La réalisation des audits

Gestion du dossier de la personne accompagnée

Les établissements définissent les modalités de création, d’actualisation, d’utilisation, de conservation et d’archivage du dossier de la personne accompagnée. Les procédures de gestion du dossier sont élaborées par le siège et en réunion pluridisciplinaire. La gestion du dossier permet un accompagnement continu et coordonné. Le dossier est actualisé régulièrement et uniformisé.

Les établissements garantissent un accès sécurisé au dossier individuel. Des entretiens sont formalisés à chaque étape du parcours. S’ils le souhaitent, la personne accompagnée et son représentant légal peuvent consulter le dossier à tout moment, avec demande écrite et respect de la procédure formalisée au niveau associatif.